Responsabile ufficio e segretaria

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Responsabile ufficio e segretaria

Cerchiamo un responsabile di ufficio e un segretario altamente organizzato ed efficiente da inserire nel nostro team. Questo duplice ruolo combina le responsabilità di gestire le operazioni del nostro ufficio con la fornitura di supporto di segreteria per garantire funzioni amministrative fluide ed efficienti. Il candidato ideale sarà un risolutore di problemi proattivo con eccellenti capacità di comunicazione e capacità di gestire un'ampia gamma di attività amministrative.

Responsabilità
Ufficio Amministrazione:

  • Supervisionare le operazioni quotidiane dell'ufficio, garantendo un flusso di lavoro fluido ed efficiente.
  • Gestisci l'inventario delle forniture per ufficio ed effettua gli ordini secondo necessità.
  • Collaborare con i fornitori di gestione della struttura, inclusi servizi di pulizia, ristorazione e sicurezza.
  • Implementare e mantenere procedure/sistemi amministrativi dell'ufficio.
  • Garantire che le politiche in materia di salute e sicurezza siano aggiornate.
  • Gestire le trattative contrattuali e sui prezzi con fornitori di uffici e fornitori di servizi.
  • Pianifica attività interne o fuori sede, come feste, celebrazioni e conferenze.

Doveri di segreteria

  • Fornire supporto generale ai visitatori.
  • Rispondere e dirigere le telefonate.
  • Organizzare e programmare appuntamenti e riunioni.
  • Mantenere elenchi di contatti.
  • Produrre e distribuire promemoria, posta e moduli di corrispondenza.
  • Assistere nella preparazione di rapporti regolarmente programmati.
  • Sviluppare e mantenere un sistema di archiviazione.
  • Gestire le informazioni sensibili in modo confidenziale.
  • Prendere verbali dettagliati durante le riunioni.

Qualifiche

  • Comprovata esperienza come responsabile di ufficio, responsabile del front office o assistente amministrativo.
  • Conoscenza delle responsabilità, dei sistemi e delle procedure dell'amministratore dell'ufficio.
  • Ottima conoscenza del pacchetto Office (in particolare MS Excel e MS Outlook).
  • Eccellenti capacità di gestione del tempo e capacità di multitasking e di dare priorità al lavoro.
  • Attenzione ai dettagli e capacità di risoluzione dei problemi.
  • Ottima capacità di comunicazione scritta e verbale.
  • Forti capacità organizzative e di pianificazione in un ambiente frenetico.
  • Una mente creativa con la capacità di suggerire miglioramenti.
  • Costituirà titolo preferenziale la qualifica di assistente amministrativo o segretario.

Per fare domanda per questo lavoro invia i tuoi dettagli via email joost@nextbestaction.ai