Irodavezető és titkár

weboldal NextBestAction.ai

Irodavezető és titkár

Csapatunkba jól szervezett és hatékony irodavezetőt és titkárnőt keresünk. Ez a kettős szerepkör egyesíti az irodai működés irányításával kapcsolatos feladatokat a titkársági támogatással a gördülékeny és hatékony adminisztrációs funkciók biztosítása érdekében. Az ideális jelölt proaktív problémamegoldó, kiváló kommunikációs készségekkel és sokféle adminisztrációs feladat elvégzésére képes.

Felelősség
Irodai adminisztráció:

  • Felügyeli a napi irodai műveleteket, biztosítva a zökkenőmentes és hatékony munkafolyamatot.
  • Irodai kellékkészlet kezelése és szükség esetén rendelések leadása.
  • Kapcsolattartás a létesítménygazdálkodási beszállítókkal, beleértve a takarítást, étkeztetést és biztonsági szolgáltatásokat.
  • Eljárások/hivatali adminisztrációs rendszerek bevezetése és karbantartása.
  • Győződjön meg arról, hogy az egészségügyi és biztonsági szabályzatok naprakészek.
  • Szerzõdés- és ártárgyalások lebonyolítása irodai beszállítókkal és szolgáltatókkal.
  • Tervezzen házon belüli vagy külső tevékenységeket, mint például partik, ünnepségek és konferenciák.

Titkári feladatok:

  • Általános támogatást nyújt a látogatóknak.
  • Fogadás és közvetlen telefonhívások.
  • Találkozók és találkozók megszervezése és ütemezése.
  • Karbantartja a névjegyzékeket.
  • Levelezési emlékeztetők, levelek és űrlapok készítése és terjesztése.
  • Segítség a rendszeresen ütemezett jelentések elkészítésében.
  • Irattári rendszer kialakítása és karbantartása.
  • Az érzékeny információkat bizalmasan kezelje.
  • Az értekezletek során készítsen részletes jegyzőkönyvet.

Szakképesítés

  • Bizonyított tapasztalat irodavezetőként, Front Office Managerként vagy adminisztratív asszisztensként.
  • Az irodai adminisztrátor felelősségének, rendszereinek és eljárásainak ismerete.
  • MS Office (elsősorban MS Excel és MS Outlook) ismerete.
  • Kiváló időgazdálkodási készség, többfeladatos munkavégzés és prioritások meghatározása.
  • Figyelem a részletekre és a problémamegoldó képességekre.
  • Kiváló írott és szóbeli kommunikációs készségek.
  • Erős szervezési és tervezési készségek gyors tempójú környezetben.
  • Kreatív elme, amely képes fejlesztéseket javasolni.
  • Adminisztratív asszisztensi vagy titkári végzettség előnyt jelent.

Jelentkezni erre a munkára e-mailben küldje el adatait a következő címre: joost@nextbestaction.ai