Chef de bureau et secrétaire

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Chef de bureau et secrétaire

Nous recherchons un(e) Office Manager & Secretary hautement organisé et efficace pour rejoindre notre équipe. Ce double rôle combine les responsabilités de gestion des opérations de notre bureau avec la fourniture d'un soutien de secrétariat pour assurer des fonctions administratives fluides et efficaces. Le candidat idéal sera un résolveur de problèmes proactif, doté d’excellentes compétences en communication et capable de gérer un large éventail de tâches administratives.

Responsabilités
Bureau d'administration:

  • Superviser les opérations quotidiennes du bureau, en garantissant un flux de travail fluide et efficace.
  • Gérer l'inventaire des fournitures de bureau et passer les commandes si nécessaire.
  • Assurer la liaison avec les fournisseurs de gestion des installations, y compris les services de nettoyage, de restauration et de sécurité.
  • Mettre en œuvre et maintenir des procédures/systèmes administratifs de bureau.
  • Veiller à ce que les politiques de santé et de sécurité soient à jour.
  • Gérer les négociations de contrats et de prix avec les fournisseurs de bureaux et les prestataires de services.
  • Planifiez des activités en interne ou hors site, comme des fêtes, des célébrations et des conférences.

Fonctions de secrétariat:

  • Fournir un soutien général aux visiteurs.
  • Répondre aux appels téléphoniques directs.
  • Organiser et planifier les rendez-vous et les réunions.
  • Maintenir des listes de contacts.
  • Produire et distribuer des notes de correspondance, du courrier et des formulaires.
  • Aider à la préparation des rapports réguliers.
  • Développer et maintenir un système de classement.
  • Traiter les informations sensibles de manière confidentielle.
  • Rédigez des procès-verbaux détaillés lors des réunions.

Qualification

  • Expérience avérée en tant que gestionnaire de bureau, responsable de front office ou assistant administratif.
  • Connaissance des responsabilités, des systèmes et des procédures des administrateurs de bureau.
  • Maîtrise de MS Office (MS Excel et MS Outlook notamment).
  • Excellentes compétences en gestion du temps et capacité à effectuer plusieurs tâches et à prioriser le travail.
  • Souci du détail et aptitude à résoudre les problèmes.
  • Excellentes compétences écrites et verbales de la communication.
  • Solides compétences en organisation et en planification dans un environnement en évolution rapide.
  • Un esprit créatif capable de suggérer des améliorations.
  • Une qualification d'assistant administratif ou de secrétaire sera un plus.

Pour postuler à ce poste envoyer vos coordonnées à joost@nextbestaction.ai