Gerente de oficina y secretaria

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Gerente de oficina y secretaria

Buscamos un gerente de oficina y secretario altamente organizado y eficiente para unirse a nuestro equipo. Esta doble función combina las responsabilidades de gestionar las operaciones de nuestra oficina con la prestación de apoyo secretarial para garantizar funciones administrativas fluidas y eficientes. El candidato ideal será un solucionador de problemas proactivo con excelentes habilidades de comunicación y capacidad para manejar una amplia gama de tareas administrativas.

Responsabilidades
Oficina de Administración:

  • Supervisar las operaciones diarias de la oficina, garantizando un flujo de trabajo fluido y eficiente.
  • Administrar el inventario de suministros de oficina y realizar pedidos según sea necesario.
  • Servir de enlace con proveedores de gestión de instalaciones, incluidos servicios de limpieza, catering y seguridad.
  • Implementar y mantener procedimientos/sistemas administrativos de oficina.
  • Garantizar que las políticas de seguridad y salud estén actualizadas.
  • Manejar negociaciones de contratos y precios con proveedores de oficinas y proveedores de servicios.
  • Planifique actividades internas o externas, como fiestas, celebraciones y conferencias.

Deberes de secretaría:

  • Proporcionar apoyo general a los visitantes.
  • Responder y dirigir llamadas telefónicas.
  • Organizar y programar citas y reuniones.
  • Mantener listas de contactos.
  • Producir y distribuir notas de correspondencia, correo y formularios.
  • Ayudar en la preparación de informes regularmente programados.
  • Desarrollar y mantener un sistema de archivo.
  • Manejar la información sensible de manera confidencial.
  • Tome actas detalladas durante las reuniones.

Calificaciones

  • Experiencia comprobada como Gerente de Oficina, Gerente de Recepción o Asistente Administrativo.
  • Conocimiento de las responsabilidades, sistemas y procedimientos del administrador de la oficina.
  • Dominio de MS Office (MS Excel y MS Outlook, en particular).
  • Excelentes habilidades de gestión del tiempo y capacidad para realizar múltiples tareas y priorizar el trabajo.
  • Atención al detalle y habilidades de resolución de problemas.
  • Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
  • Fuertes habilidades de organización y planificación en un entorno acelerado.
  • Una mente creativa con la capacidad de sugerir mejoras.
  • Se valorará la calificación de Asistente Administrativo o Secretaria.

Para solicitar este puesto enviar por correo electrónico sus datos a joost@nextbestaction.ai