Büroleiter und Sekretär

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Büroleiter und Sekretär

Wir sind auf der Suche nach einem gut organisierten und effizienten Büroleiter und Sekretär zur Verstärkung unseres Teams. Diese Doppelrolle vereint die Verantwortung für die Leitung unseres Bürobetriebs mit der Bereitstellung von Sekretariatsunterstützung, um einen reibungslosen und effizienten Verwaltungsablauf sicherzustellen. Der ideale Kandidat ist ein proaktiver Problemlöser mit hervorragenden Kommunikationsfähigkeiten und der Fähigkeit, ein breites Spektrum an Verwaltungsaufgaben zu bewältigen.

Aufgaben
Office-Verwaltung:

  • Überwachen Sie den täglichen Bürobetrieb und sorgen Sie für einen reibungslosen und effizienten Arbeitsablauf.
  • Verwalten Sie den Lagerbestand an Büromaterialien und geben Sie bei Bedarf Bestellungen auf.
  • Arbeiten Sie mit Facility-Management-Anbietern zusammen, einschließlich Reinigungs-, Catering- und Sicherheitsdiensten.
  • Implementieren und pflegen Sie Verfahren/Büroverwaltungssysteme.
  • Stellen Sie sicher, dass die Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien auf dem neuesten Stand sind.
  • Führen Sie Vertrags- und Preisverhandlungen mit Büroverkäufern und Dienstleistern durch.
  • Planen Sie interne oder externe Aktivitäten wie Partys, Feiern und Konferenzen.

Sekretariatsaufgaben:

  • Bieten Sie den Besuchern allgemeine Unterstützung.
  • Anrufe entgegennehmen und direkt anrufen.
  • Organisieren und planen Sie Termine und Besprechungen.
  • Kontaktlisten pflegen.
  • Erstellen und verteilen Sie Korrespondenzmemos, Post und Formulare.
  • Unterstützung bei der Erstellung regelmäßig geplanter Berichte.
  • Entwickeln und pflegen Sie ein Ablagesystem.
  • Behandeln Sie vertrauliche Informationen vertraulich.
  • Führen Sie während Besprechungen detaillierte Protokolle.

Qualifications

  • Nachgewiesene Erfahrung als Office Manager, Front Office Manager oder Verwaltungsassistent.
  • Kenntnisse über die Verantwortlichkeiten, Systeme und Verfahren eines Büroadministrators.
  • Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere MS Excel und MS Outlook).
  • Ausgezeichnete Zeitmanagementfähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen und Prioritäten zu setzen.
  • Liebe zum Detail und Fähigkeiten zur Problemlösung.
  • Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit.
  • Starke Organisations- und Planungsfähigkeiten in einem schnelllebigen Umfeld.
  • Ein kreativer Kopf mit der Fähigkeit, Verbesserungen vorzuschlagen.
  • Eine Qualifikation als Verwaltungsassistent oder Sekretär ist von Vorteil.

Um sich für diesen Job zu bewerben mailen Sie Ihre Daten an joost@nextbestaction.ai