Vedoucí kanceláře a tajemník

webová stránka NextBestAction.ai

Vedoucí kanceláře a tajemník

Do našeho týmu hledáme vysoce organizovaného a efektivního Office Managera a tajemníka. Tato dvojí role spojuje odpovědnost za řízení provozu naší kanceláře s poskytováním sekretářské podpory, aby byly zajištěny hladké a efektivní administrativní funkce. Ideálním kandidátem bude proaktivní řešitel problémů s vynikajícími komunikačními schopnostmi a schopností zvládnout širokou škálu administrativních úkolů.

Odpovědnost
Správa kanceláře:

  • Dohlížet na každodenní kancelářský provoz a zajistit hladký a efektivní pracovní tok.
  • Spravujte zásoby kancelářských potřeb a zadávejte objednávky podle potřeby.
  • Spolupracujte s prodejci správy budov, včetně úklidových, cateringových a bezpečnostních služeb.
  • Implementujte a udržujte postupy/kancelářské administrativní systémy.
  • Zajistěte, aby zásady ochrany zdraví a bezpečnosti byly aktuální.
  • Vést smluvní a cenová jednání s prodejci kanceláří a poskytovateli služeb.
  • Naplánujte si interní nebo externí aktivity, jako jsou večírky, oslavy a konference.

Sekretářské povinnosti:

  • Poskytovat obecnou podporu návštěvníkům.
  • Přijímejte a přímé telefonní hovory.
  • Organizujte a plánujte schůzky a schůzky.
  • Udržujte seznamy kontaktů.
  • Vytvářejte a distribuujte korespondenční poznámky, poštu a formuláře.
  • Pomáhat s přípravou pravidelně naplánovaných zpráv.
  • Vyvinout a udržovat systém evidence.
  • Zacházejte s citlivými informacemi důvěrně.
  • Během schůzek pořizujte podrobné zápisy.

Kvalifikace

  • Osvědčené zkušenosti jako Office Manager, Front Office Manager nebo administrativní asistent.
  • Znalost odpovědnosti správců kanceláře, systémů a postupů.
  • Znalost MS Office (zejména MS Excel a MS Outlook).
  • Vynikající dovednosti v oblasti time managementu a schopnost multitaskingu a prioritizace práce.
  • Důraz na detail a dovednosti řešení problémů.
  • Vynikající písemné a slovní komunikační dovednosti.
  • Silné organizační a plánovací schopnosti v rychle se měnícím prostředí.
  • Kreativní mysl se schopností navrhovat vylepšení.
  • Kvalifikace jako administrativní asistent nebo tajemník bude výhodou.

Ucházet se o tuto práci pošlete e-mail na vaše údaje joost@nextbestaction.ai