Офис мениджър и секретар

уебсайт NextBestAction.ai

Офис мениджър и секретар

Търсим високо организиран и ефективен офис мениджър и секретар, който да се присъедини към нашия екип. Тази двойна роля съчетава отговорностите за управление на нашите офис операции с предоставяне на секретарска поддръжка, за да се гарантират плавни и ефективни административни функции. Идеалният кандидат ще бъде проактивен човек, който решава проблеми с отлични комуникационни умения и способност да се справя с широк набор от административни задачи.

Отговорности
Офис администрация:

  • Наблюдавайте ежедневните офис операции, като гарантирате плавен и ефективен работен процес.
  • Управлявайте инвентара на офис консумативи и правете поръчки, ако е необходимо.
  • Свържете се с доставчици на услуги за управление на съоръжения, включително услуги за почистване, кетъринг и охрана.
  • Внедряване и поддържане на процедури/офис административни системи.
  • Уверете се, че политиките за здраве и безопасност са актуални.
  • Водете преговори по договори и цени с продавачи на офиси и доставчици на услуги.
  • Планирайте вътрешни или извън обекта дейности, като партита, тържества и конференции.

Секретарски задължения:

  • Осигурете обща подкрепа за посетителите.
  • Отговаряйте и насочвайте телефонни обаждания.
  • Организирайте и насрочвайте срещи и срещи.
  • Поддържайте списъци с контакти.
  • Изготвя и разпространява кореспондентски бележки, поща и формуляри.
  • Съдейства за изготвянето на редовно планирани доклади.
  • Разработване и поддържане на файлова система.
  • Работете с чувствителна информация по поверителен начин.
  • Водете подробни протоколи по време на срещите.

Квалификационна

  • Доказан опит като офис мениджър, фронт офис мениджър или административен асистент.
  • Познаване на отговорностите, системите и процедурите на администратора на офиса.
  • Владеене на MS Office (в частност MS Excel и MS Outlook).
  • Отлични умения за управление на времето и способност за многозадачност и приоритизиране на работата.
  • Внимание към детайлите и умения за решаване на проблеми.
  • Отлични писмени и устни комуникационни умения.
  • Силни организационни и планиращи умения в забързана среда.
  • Творчески ум със способност да предлага подобрения.
  • Квалификацията като административен асистент или секретар ще бъде плюс.

За да кандидатствате за тази работа имейл вашите данни на joost@nextbestaction.ai